Pozvánku na zhromaždenie vlastníkov poľovných pozemkov alebo verejnú vyhlášku je nevyhnutné zaslať fondu minimálne do 5 pracovných dní pred konaním zhromaždenia vlastníkov poľovných pozemkov. K verejnej vyhláške / pozvánke na zhromaždenie vlastníkov poľovných pozemkov  je potrebné pripojiť štruktúru vlastníckych vzťahov v poľovnom revíri, ak je vypracovaná autorizovaným geodetom.